秘书 专业的公司顾问

secretary

转载自《升学情报 29》, 2006
专访|郑翠霞
分享|李赛玲

七八十年代,社会还未如现今般开放之际,可供一名高中毕业的女生选择的前途不多,秘书可算是当时最热门的选择。李赛玲有一个当秘书的姐姐,再加上她身边从事这个行业的朋友也不少,耳濡目染之下,她也顺理成章地成了秘书的一份子。

她透露∶“中五毕业,我报读了LCCI会计课程,之再到一家学院修读秘书课程。完成课程,我就到一家公司当私人秘书。”

考验记性的速记训练
私人秘书的培训课程非常强调实务训练,内容包括电脑操作、文字处理、沟通技巧等,偶尔课程中也会穿插仪态训练课程。李赛玲表示∶“众多培训课程当中,最让我印象深刻的是速记训练(shorthand)。这是一项了不起的训练,强调的是以线条代替文字,是秘书在做会议记录的好帮手。”

以线条代替文字?那秘书会否在会议结束,看着满纸线条,却记不起自己写了些什?李赛玲笑着解释∶“所以,秘书的记性要很好。我自己就因为一段时间没用速记,很多都已忘了。”

李赛玲回顾自己刚入行的情况,苦笑着表示∶“我当时的起薪只有400令吉。其实,许多人都不把私人秘书当成专业的工作,所以薪水都不高。一般上,大家都认为,秘书的工作就只是接听电话、打字、写报告等。”有些人还甚至调侃她,说∶“秘书啊,是不是需要坐老板的大腿?”面对这些恶意的玩笑,李赛玲有时会解释,有时则会一笑置之。

单调生活里的苦与乐
私人秘书生涯虽平淡无奇,李赛玲却不因此失去对工作的热忱;反之,她不断地在平淡的生活里寻找新的突破,提升自己的专业知识。“我当了一阵子的私人秘书,再转任公司秘书,不知不觉中,就度过了七年的打工生涯。”

公司秘书的生活非常有规律,每天的工作流程几乎都一样。个性开朗外向的李赛玲坦言,偶尔,她也会觉得生活有些枯燥乏味,唯有自己寻找一些工作乐趣。“所幸当时和公司的同事都相处得很愉快,日子才不会那难捱。有时被无理取闹的客户骂时,我也会在午餐时间向其他同事诉苦发泄,同事间都会互相安慰,互相鼓励,一起成长。”

担任公司秘书的日子里,李赛玲有时难免要受上司的气。她不讳言∶“我就曾经和上司一起工作得不是很愉快。有时候,当我对一些公司法令不是非常肯定时,我会参考相关书籍,可是上司却因此流露出质疑的表情,好像是怀疑我的工作能力,让我觉得很挫折,也很不开心。” 为了躲避上司怀疑的眼神,李赛玲在工作上遇到难题时,都不敢光明正大地打电话咨询其他同行朋友的意见。她表示,面对自己不明白的地方,本来就该不耻下问,所以她会相当懊恼自己失去这方面的自由。

专业知识受到尊重
为了让自己的事业更上一层楼,三年前,李赛玲成立了自己的公司。这样的转变除了让她拥有更自由的发展空间外,更重要的是,她获得更多的满足感。

“当了老板,我的身份也由一名处理琐碎事务的秘书,变成一名决策者。另外,我可以拥有更多的自主权,自由地安排一天的工作流程,并尽力把每一个任务都做好,生活过得很充实。”有时候,客户碰到困难时会要求她提供意见,当她的建议被客户纳,并协助对方度过难关时,她都会很兴奋。在这个阶段里,她最大的满足感,在自己的专业知识受到肯定和尊重。

李赛玲表示,她常常都会提醒自己尽量减少犯错,以为客户提供最专业的服务。“还记得有一次,我在一份表格里填错了客户的一些资料,结果被罚款。经过这个教训,我就把公司法令当成自己的好朋友,只要有不确定的地方,就会参阅确认,以避免错误。”不过,理论和实践还是有很大的差别,李赛玲在秘书这行约十年的经验和阅历,确实也帮了她不少忙。

从起薪400令吉的私人秘书,变成拥有自己事业的女强人,李赛玲坦言,促使她做这转变的最大动力是金钱。不过,从她努力的过程当中,最值得嘉许的是,她能够在一成不变的私人秘书生涯中,不断地寻找自己的定位,并无时无刻地装备自己,结果塑就了一个拥有专业的公司秘书形象的李赛玲。

职业介绍
秘书/ 私人助理 Secretary/ Personal Assistant

http://www.fsi.com.my/secretarypersonal-assistant-秘书-私人助理/

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