秘书/ 私人助理 Secretary/ Personal Assistant

Holland 兴趣代码
C 事务型   E 企业型 / C 事务型   S 社会型

工作内容
协助主管执行以下工作:

  • 管理:档案、资讯、用具、普通设施、日程表等;
  • 联络:安排会议、接洽外人、传达讯息 、发布消息等;
  • 报告:整理资料、提交报告、说明会等;
  • 文书:资料输入、文案、信函等;
  • 其他:财务、法务、资讯系统、培训等。

工作地点
办公室、外出 (随上司到别处开会、公干)。

所需知识/技能

  • 人事管理、资讯管理、财务管理、资产管理、文字处理、文件管理和记录、速记和抄写、设计表格,以及其他办公程序和术语;
  • 良好的文字表达能力,最好精通三语;
  • 善于交际。

生涯途径
秘书专业课程或工商管理课程 > 秘书 > 管理层执行员 > 管理层主管
!在我国广受工商界承认的秘书专业课程计有:英国的Institute of Administrative Management(IAM)、London Chamber of Commerce and Industry(LCCI) 和Pitman等。

知多一点
公司秘书 (Company secretary) VS 私人秘书 (Private Secretary)
私人秘书是公司里某位主管的专属助理,而“公司秘书” 是一门专业性的行业。根据我国商业法令,每一间私人有限公司或是公营机构 (Public corporation) 都需委托一名注册秘书 (Named licensed secretary) 作为公司的 “公司秘书”。无论是组织新公司、开展新业务、或是公司要转售股份、清盘等,都需要公司秘书从中进行各项商业法令所规定的手续。

公司秘书的工作不如私人秘书般琐碎,主要是代表客户与政府部门接洽。公司秘书不受任何公司管辖,同一时间,可为不同的公司服务。公司秘书需向马来西亚公司委员会(Suruhanjaya Syarikat Malaysia)申请执照或成为国内贸消部承认的专业团体的会员方可提供服务。

升学管道

  • 本地国立大专:马大(UM)、理大(USM)、国大(UKM)、博大(UPM)、国际回教大学(UIAM)、北大(UUM)、沙大(UMS)、彭大(UMP)、丹大(UMK)、工艺学院(Politeknik)。
  • 本地私立大专:多数大专
  • 海外留学:多数大专

NOTE: 可尝试通过 “课程搜索” 查找其它相关的私立学府;http://www.fsi.com.my/course/

就业前景
秘书(私人助理)在时下各个行业或机构,无论是商业机构、政府部门或社团组织,都是不可或缺的。无论大小性质的机构,其行政事务都需要秘书一一打点。个人小商号尚且需要秘书“包山包海”,处理生意上行政的琐碎事务;而数百人以上的大公司,对秘书的需求也就更多了。每个部门和主管一般上都需要至少一名秘书来协助办公室的正常运作。

在办公室电脑化之下,秘书的工作效率也大大提升了,因此能够执行更多和更高层次的任务。一个能干的秘书,往往是一位成功老板背后的功臣;而许多资深的执行秘书更在组织管理和决策上扮演着重要的角色。表现优异的秘书若受到赏识和器重,将拥有无限的发展空间。

资讯与资源
马来西亚特许秘书及行政人员协会
The Malaysia Association of The Institute of Chartered Secretaries & Administrators(MAICSA)
地址:Bangunan MAICSA, No. 57, The Boulevard, Mid Valley City, Lingkaran Syed Putra, 59200 Kuala Lumpur.
电话:03-2282 9276
网址:www.maicsa.org.my

马来西亚秘书协会
Malaysia Association of Company Secretaries(MACS)
地址:No. 23-A, 1st Floor, Jalan SS 24/11, Taman Megah, 47301 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan.
电话:03-7806 3755/ 1023
网址:www.macs.org.my

马来西亚公司委员会
Suruhanjaya Syarikat Malaysia
地址:Menara SSM@Sentral, No 7, Jalan Stesen Sentral 5, Kuala Lumpur Sentral, 50623 Kuala Lumpur.
电话:03-2299 4400
网址:www.ssm.com.my

  1. June 18th, 2016 at 00:48 | #1

    想修读秘书该在spm最少考什么成绩?秘书在Australia容易找工吗?

  2. June 18th, 2016 at 00:53 | #2

    我是个理科生该拿什么拿手哪一科才是最好的选择?还有可问下说明会大概是怎样的?

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