笑脸迎人的把关先锋

(原载《升学情报 4》。2000年)

撰写/黄天赐、吴岫颖
分享/西西丽雅、谢俊凤

一个打扮得体的秘书,虽然在外表上赢得了赞赏,但是,如果他的实际应对能力不好的话,那他便不能称得上是一位称职的秘书。

莱佛士秘书训练中心主任西西丽雅表示,从秘书的训练课程中,我们就可看得出来秘书其实是一个专业人士。秘书是老板的把关先锋,协助老板处理一切办公室事务。因此,在训练一位秘书的时候,除了灌输一些理论基础及传授各种应用技巧以外,也相当注重在训练他们的应对能力及遇事时的反应。

换句话说,“待人接物”的技巧可说是秘书所应掌握的。而这一点在课堂上就可培养起来。


西西丽雅举例说,她所教导的其中一个秘书班,班上只有一个男生。因为是唯一的一个,因此总是有点腼腆。但是女同学们都十分守望相助,常常主动帮助他。“我想说的是,在课堂上或任何模拟办公室作业进行时,我都尽量提醒他们团队精神的重要性,以让他们了解在一个组织机构里,只有通过每个环节的合作,才能将事情顺利办好。”

让西西丽雅欣慰的事,学生们都能做到这一点。她非常希望这群学生将来到社会工作以后,也能坚持与同事之间的团对精神。

除了以上所说,要成为一个好秘书,对语言的掌握能力也是十分重要的。

系统秘书学院院长谢俊凤就非常强调秘书在语言能力方面,尤其是英语的掌握的重要性。

谢院长认为,按照国内目前的商业走势来看,英语是一个十分重要的媒介语。作为一名成功的秘书,如果掌握了英语,就有如得到了一把可以开启种种道路的钥匙。

换句话说,只要掌握了英语,那么无论是人际沟通,或是文书处理、会议记录甚至于执行种种上司所交代下来的指示,都能顺利地迎刃而解了。因此,在培训秘书的其他能力的同时,各位准秘书们也得经过英语密集训练,以确保他们能准确地掌握英语。

除了英语,速记也是其中一个秘书必须掌握的技能。虽然在秘书课程当中,速记只作为一门辅助性的选修科而非必修课,但是,莱佛士秘书训练中心主任西西丽雅和系统秘书学院院长谢俊凤都不约而同地强调了速记的重要性。她们表示,虽然许多企业在聘请秘书时并没有规定一定要掌握速记,但是,当申请作为公司总裁或董事经理等的私人秘书时,掌握速记无疑地为自己提供了比他人多一种机会。西西丽雅说,有许多学生接受秘书培训时,由于觉得速记太难而放弃了,却在就业以后再重新回到学院黄昏班补上速记课程。因为在实际加入秘书的工作行列后,她们才真正发现了速记的重要。

而另一方面,谢俊凤则表示,由于速记是采用国际音标的语音来做记录,因此,能够掌握速记的学生,他的语感会比其他人强,也就是说,他的听力及拼写掌握能力都十分强。

>> 市场需要
有人说,这是一个电脑时代,许多从前由人来执行的工作,电脑完全可以取而代之了。因此,有人甚至预言在不久的将来,“秘书”这一行可能完全由电脑来取代。

针对这一点,谢俊凤并不认同。她表示,其实只要翻阅报章上的征聘广告,就可以一窥市场对秘书的要求了。

“其实,随着时代的改变,秘书这一职责无论是在工作范围,或是在名称上都有了改变。私人助理、行政助理等,这些都是秘书的另一称谓。每一间公司、每一个日理万机的老板都需要秘书去替他打点一切。

“电脑时代的来临,不但不会将秘书淘汰,反之,人们对秘书的要求会越来越高,越来越专业化。”
由此可见,在迎向千禧的当儿,秘书们也必须好好地提升自己的专业能力,以及吸收更多专业知识,这样才能符合更专业化的市场需求。

西西丽雅:在课堂上或任何模拟办公室作业进行时,我都尽量提醒他们团队精神的重要性,以让他们了解在一个组织机构里,只有通过每个环节的合作,才能将事情顺利办好。”

谢俊凤:按照国内目前的商业走势来看,英语是一个十分重要的媒介语。作为一名成功的秘书,如果掌握了英语,就有如得到了一把可以开启种种道路的钥匙。

Nick是莱佛士秘书训练中心的学生,也是班上唯一的男生。年轻的 Nick看起来有点腼腆,但是,对于自己未来的方向,他却是十分清楚的。让我们来听听这个男生的声音:

“我的朋友想自己成立一间公司,他非常希望我能当他的助手,协助他处理业务上的大小事务。在经过磋商以后,我决定利用朋友筹备公司的这段时间,让自己接受专业训练,就这样,我选择了秘书课程。

“男性当秘书不但不是一件稀奇的事,而且还大有人在。只不过往往弃‘秘书’这个传统称谓而选择‘私人助理’,但我们知道这都是一样的。在这里学习一个学期了,虽然同学都是女的,但是我在和她们相处时一点儿问题也没有。同学们总是十分友爱地在课业上互相帮忙。这样一种守望相助的学习气氛,让我十分享受学院的生活。”

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