学做“千手观音”:了解办公室能手–秘书

(原载《升学情报 4》。2000年)

撰写 / 黄天赐、吴岫颖

“秘书”(Secretary)在英文字典里的定义是:一名在办公室里负责打字、记录资料、整理档案和安排会议等职务的员工。这种定义在六、七十年代甚至八十年代都可能是正确的,可是到了九十年代及廿一世纪,秘书的任务和地位已经被大大地提高了。一个能干的秘书,往往是一位成功老板背后的大功臣;而许多资深的执行秘书更在组织管理和决策上扮演着举足轻重的角色。

>> 职务
无论是商业机构、政府部门或社团组织,秘书是在行政管理上是不可或缺的人员。大致上,秘书可分为两大类:
1] 执行秘书 (Executive Secretary) /私人助理 (Personal Assistant) 枛主管的左右手,主要协助主管管理业务。在主管缺席的情况下,代表主管面对他人,甚至代为作出简单的决策。

2] 行政秘书 (Administrative Secretary) /行政助理 (Administrative Assistant) 枛 行政管理上的“千手观音”。举凡行政管理上的种种事务,都属于他们的工作范围。

下述是秘书一般的工作范围:-管理:档案、资讯、用具、普通设施、日程表等等。-联络:安排会议、接洽外人、传达讯息、发布消息等。-报告:整理资料、提交报告、说明会等。-文书:资料输入、文案/信函等。-其他:财务、法务、资讯系统、培训等。

从以上种种看来,秘书就像是个“超级打杂”。但同学们可别就这样被吓坏,其实,这不过更说明了秘书工作在整体上是多元性和充满挑战性的。


>> 就业发展
什么样的机构需要聘用秘书呢?前面说过,任何组织的基本行政管理,都是属于秘书的工作范围,所以组织无论大小和业务性质,其业务上的大小事务都需要秘书来一一打点。个人小商号尚且需要秘书“包山包海”地处理生意上的事务如账目、档案整理、买卖单据、文书处理、接听电话、招待顾客等等,而数百人以上的大公司对秘书的需求也就更多了。每个部门和主管一般上都需要至少一名的行政助理,来协助办公室的正常运作。

在办公室电脑自动化之下,秘书的工作效率也就大大地被提高了,秘书因而能够执行更多和更高层次的任务。
表现优异的秘书或行政助理若受到公司的赏识和器重,将拥有无限的发展空间。只要同学肯力求上进,秘书的职位可以是攀爬高级主管位子的梯子。

>> 学习内容
作为一名家庭主妇,除了烧菜、煮饭、洗衣、缝纫等基本功夫之外,更重要的是学会如何把家里打理得井井有条;秘书也一样。除了需掌握办公室技能如打字、电脑应用、沟通技巧、簿记等之外,更重要的是学会如何把办公室管理得井井有条。在秘书进阶课程中,管理学几乎是课程的全部,计有人事管理、资讯管理、财务管理、资产管理等等(请参阅“IAM”和LCCI秘书课程介绍)。

秘书课程十分强调实务训练课程中大半的时间是让学生进行实际学习,包括电脑操作、文字处理、专案执行等。此外,有些课程中也穿插各种训练坊(workshop)如:修饰和举止(Grooming & Department)、公众演讲、前厅接待等。为了使学生更容易适应于办公室的环境,大多课程要求学生在结业前进行一定时数的工作实习。

>> 入学资格
秘书课程在国内是一项非常普遍的课程,许多地方上的小型学院都有提供一定程度的秘书训练课程。另有一些庞大的教育集团则是以连锁分院的形式在全国各主要城市开办初级到高级的秘书课程。

初级秘书课程的基本入学资格是高中毕业;此外,学院通常也接受没有高中资格、但拥有数年工作经验和足够学习能力的学生。所谓的学习能力最主要指英文能力,因为国内的秘书课程一般都以英文为教学媒介。所以无论同学们的高中成绩是多么“惨不忍睹”,都不是太大的问题,可是如果你的英文能力实在是无法应付课程的需要,那么你将可能被拒于门外或是先被请到英文密集班好好恶补一番。

>> 升学径途
完整的初级秘书课程一般上可以full-time或part-time的方式在九个月至一年的时间完成。修毕初级课程的学生可继续修读进阶的秘书课程。许多学院把这些课程称为行政管理 (AdministrativeManagement)文凭或高级文凭课程。此外,学生也可以同时报考校外的专业资格考试,其中最常见的是英国的IAM (Institute of Admin-istrative Management)、Pitman和LCCI(London Chamber of Commerce and Industry)。这三种专业资格在我国皆广受工商界的承认。

>> 学费
秘书课程的学费比一般私立大专的学士课程便宜得多,同学们还可以在半工读的方式之下,自供自足的完成学业。在此提供各位读者国内几所秘书学院的学费“行情”作为参考:莱佛士秘书中心9个月制执行秘书文凭课程:RM4,900;RIMA秘书中心1年4个月制执行秘书课程:RM4,560(上述皆为1999年学费)。

秘书:升学途径
[1] 英国行政管理协会 (Institute of Administration Management, IAM)

STEP 1 初级秘书文凭/证书(1年左右)文字输入(打字)商用电脑软件应用商业沟通速记(shorthand)办公室程序商业入门其他

STEP 2I AM证书(3个月)办公室行政行政管理系统与法则组织与人事

STEP 3 I AM文凭(3个月)资讯管理资讯工艺业务策划与掌控

STEP 4 I AM高级文凭(6个月)行政管理(进阶)人力资源管理时事与组织公司设备管理组织系统与法则(进阶)

[2] 伦敦工商协会 (London Chamber of Commerce, LCCI )
STEP 1第一阶段:行政管理文凭(Diploma in Administration Management)商业行政 1速记(50/60字)文书处理 1电脑商务听力(audio)

STEP 2第二阶段:秘书文凭(Diploma in Secretarial Administration, DSA)商业行政 2速记(70/80字)文书处理 2听力(audio)

STEP 3第三阶段:私人秘书文凭(Private Secretary抯 Diploma, PSD)商业行政 3商务实践速记(90/100字)文书处理 3听力(audio)

STEP 4第四阶段:执行秘书文凭(Executive Secretary抯 Diploma, ESD)商业行政 4管理法则会议程序速记(110/120字)听力(audio)

>> 完美主义大老板的秘书必读
完美主义大老板的征聘启事:
我是一位完美主义大老板,你想当我的私人助理,请先问问自己是否具备以下条件: -工作准确 -为人热诚 -有责任感 -进取心 -良好的人际关系  -说话技巧 -书写技巧 -机智灵敏 -掌握指示能力 -分辨轻重的能力 -自信心 -付托他人的技巧

完美主义大老板的附录:
莱佛士秘书训练中心的主任西西丽雅女士特别给秘书(SECRETARY) 的定义下了注脚,请诸位认真看待:
S-Being able to keep SECRETS with a SMILE.E-EVER ready, EVER willing to learn to improve yourself.C-COMMIMENT to the job, employer and company.R-RESPECT for herself/himself and others at work.E-Full of ENERGY!! And ENTHUSIASM.T-TRUSTWORTHY.A-ASPIRATION.R-RESPONSIBLE.Y-Able to YIELD(to produce results)

  1. windelf
    November 20th, 2012 at 18:50 | #1 FSI member

    莱佛士秘书中心是在哪里的?

  2. 升学情报辅导中心
    November 28th, 2012 at 15:41 | #2

    windelf :
    莱佛士秘书中心是在哪里的?

    是Olympia学院(http://newolympiaweb.olympia.edu.my),课程名称是CERTIFICATE IN EXECUTIVE SECRETARYSHIP (CES),但是课程内容已有修改和更换。

  3. windelf
    December 27th, 2012 at 20:41 | #3

    主要有什么课程? 一般要用多少时间才能完成?

  4. 升学情报辅导中心
    January 8th, 2013 at 09:10 | #4

    windelf :
    主要有什么课程? 一般要用多少时间才能完成?

    请看上文的学习内容,课程详情可向相关的校方询问,不妨到“课程搜索”http://www.fsi.com.my/course/查找相关的大专。

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