秘书的一天

(原载《升学情报 4》。2000年)

口述/赖慧瑛
秘书文凭课程毕业,现任某外国公司秘书。
漫画描述/王德志

我在1991年毕业于秘书学院,然后便开始了工作生涯。虽然拥有了秘书课程的专业文凭,但是,由于没有工作经验,我只能从低层做起。书记、行政助理,这些,都是我吸取经验的职位。

因此真正算起来,我当秘书也不过四年的光景。最高当过首席执行员的私人秘书。秘书的工作范围很广,尤其是当公司主管的私人秘书,更得兼顾许多事务。就拿一天的工作流程来说吧……


早晨一去到办公室,首先得到上司的办公室去,替他整理桌上的文件;察看有哪些文件是有待处理的、哪些是已经处理的、哪些是需要他签名的……都要一一归类放好。

上司上班后,得向他报告当天内的约会流程。如会议、面谈,或午餐约会等时间、地点、对象,都得一一提醒、报备。如果临时有任何更动,须立即处理。

如果当天有会议,必须提前将开会资料准备妥当;开会时需要进行会议记录。其他工作包括:草拟信件、报告书等。通常是由上司口述,因此掌握速写(shorthand)是必要的。

若公司有访客来访,身为秘书的便必须负责接待、负责介绍公司,将访客的意见及需要等记录在案,过后再请示上司、处理。

此外,若公司要举行任何活动时,秘书也得协助执行一切事前及事后工作的行政及联络工作。

总之,秘书等于是老板的先锋,替老板处理及过滤决策前的一切事务,最后才交由老板面批、决策。决策后的方案再交由秘书一一执行。秘书的应变能力要强,交际能力也要很好。老实说,这是一份蛮充满挑战性的工作。

  1. October 17th, 2012 at 22:01 | #1 FSI member

    秘书学院?在馬來西亞的哪裡?哪間大學?

  2. 升学情报辅导中心
    October 22nd, 2012 at 12:17 | #2

    wedny sim :
    秘书学院?在馬來西亞的哪裡?哪間大學?

    不妨到“课程搜索”http://www.fsi.com.my/course/查找开办秘书课程的学院。

  3. suanne
    August 19th, 2017 at 15:45 | #3 FSI member

    修读秘书课程至少需要什么资格?SPM成绩至少需要多少Credit

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